Tycho Brahe museet
Hur ett säsongsöppet museum förbättrade rättvisa och transparens i sommarplaneringen.
Tycho Brahe museet: Rättvis bemanning under en intensiv sommarsäsong
På Ven är varje sommarvecka avgörande. Museet behövde en planering som klarar varierande tillgänglighet, ojämna startdatum och höga krav på upplevd rättvisa.
Tycho Brahe museet driver verksamhet med tydlig säsongsvariation. Under sommaren växlar teamet upp med många säsongsanställda, ofta studenter, tillsammans med extra personal som pensionärer och entusiaster.
Samtidigt är den fasta bemanningen liten, med en till två permanenta medarbetare. Det gör att planeringskvaliteten blir central för både drift och arbetsmiljö.
Planeringsutmaningen
Bemanningen behövde ta hänsyn till förbokad frånvaro, tentaperioder och olika möjliga startdatum. Manuella kalkylblad gav låg spårbarhet och gjorde det svårt att motivera varför vissa fick fler timmar än andra.
Det som behövde hanteras varje säsong
- Säsongsanställda med olika tillgänglighet vecka för vecka.
- Studenter som inte kan börja samtidigt på grund av examen och tentor.
- Extraresurser som bara kan arbeta vissa dagar eller tider.
- Krav på rättvis fördelning av arbetstimmar eftersom lönen är avgörande för många under sommaren.
Hur Schedulyn användes
1. Efterfrågan och team registrerades
Museet lade in bemanningsbehov per vecka och skift, tillsammans med all personal och deras grunddata.
2. Regler och begränsningar lades in
Kända frånvaroperioder, tillgänglighet och obligatoriska pass markerades direkt i planeringen.
3. Schema beräknades och finjusterades
Schedulyn tog fram ett optimerat schema som snabbt kunde justeras när nya förutsättningar dök upp.
"För många av våra sommaranställda är detta deras viktigaste inkomst under perioden. Därför måste fördelningen av timmar upplevas som rättvis."
"Vi kan ta hänsyn till tentaperioder och frånvaro tidigt, utan att tappa överblick eller tempo i planeringen."
Resultat i praktiken
- Kortare tid från behovsbild till färdigt schema.
- Tydligare motivering av timfördelning mellan medarbetare.
- Mindre manuell omplanering när förutsättningar ändras.
- Ökad transparens för både ledning och säsongspersonal.