Sundhamnsskolan
Hur en skola förbättrade bemanningen före, under och efter ordinarie skoldag.
Sundhamnsskolan: En samlad planering för Förskola och Fritids
Skolan behövde planera personal före skolstart, under ordinarie dag och efter skoltid, med samma krav på kontinuitet, bemanning och rättvisa.
Sundhamnsskolan ansvarar för både Förskola och Fritids med olika toppar i bemanningsbehov under dagen. Morgonpass, eftermiddagspass och lovveckor ställer olika krav på tillgänglig personal.
Tidigare byggde planeringen på flera separata underlag, vilket gjorde det svårt att behålla helhetsbilden när någon blev sjuk, elevnärvaro ändrades eller pass behövde bytas.
Planeringsutmaningen
Skolan behövde koordinera två verksamheter i samma schema utan att överbelasta enskilda medarbetare. Samtidigt måste planeringen följa tillgänglighet, frånvaro och bemanningsnivåer i varje tidsblock.
Det som behövde hanteras varje vecka
- Bemanning i både Förskola och Fritids, före och efter ordinarie skoltid.
- Olika kompetenser och roller som måste finnas i rätt tidsfönster.
- Frånvaro, deltid och tillgänglighet som ändras med kort varsel.
- Rättvis fördelning av tidiga och sena pass inom arbetslaget.
Hur Schedulyn användes
1. Behov per tidsblock definierades
Skolan lade in bemanningsbehov för morgon, dag, eftermiddag och lovperioder i ett sammanhållet upplägg.
2. Regler och tillgänglighet lades in
Varje medarbetares tillgänglighet, frånvaro och verksamhetskrav registrerades innan beräkning.
3. Schema beräknades och uppdaterades snabbt
Ett optimerat schema togs fram och kunde justeras direkt vid förändringar utan att börja om från början.
"För oss var det avgörande att se Förskola och Fritids i samma planering, annars tappade vi snabbt kontrollen när något ändrades."
"Nu ser vi tidigt var vi behöver förstärkning och kan fördela tidiga och sena pass mer rättvist i teamet."
Resultat i praktiken
- Tydligare helhetsbild över bemanning genom hela dagen.
- Snabbare omplanering vid sjukfrånvaro eller ändrad elevnärvaro.
- Bättre balans mellan tidiga och sena pass i arbetslaget.
- Mindre manuell administration och färre ad hoc-beslut.